Në epokën e teknologjisë, në të cilën ne ndodhemi, mund të komunikojmë brenda pak sekondave. E-mailet, janë padyshim, një nga format më të shpejta të komunikimit. Zakonisht, ato përdoren si një mjet joformal i komunikimit, por gjithnjë e më tepër po shndërrohet në një nga format më popullore, me anë të së cilës, studentët aplikojnë për bursa. Mirëpo, për këtë, duhet të ndjekim disa rregulla specifike të të shkruarit, pasi me e-mailin, komunikojmë me këshilltarët e pranimit, sponsorët e bursave etj. Duke shkruar një e-mail sipas parimeve dhe etikë së mirësjelljes, jo vetëm që ndihmon në një komunikim sa më efektiv, por edhe ju ndihmon të krijoni një figurë të mirë drejt personave që janë përgjegjës për pranimin tuaj.Në vijim janë disa nga rregullat më të rëndësishme të të shkruarit të një e-maili për të aplikuar për bursë:
1) Mos shkruani me gërma të mëdha: shkruarja e një e-maili me shkronja të theksuara nuk ka patur një ndikim të mirë mbi lexuesit. Është e vështirë për të lexuar e-mailet e shkruar me shkronja të theksuara. Nëse ju doni të theksoni një pikë të veçantë, atëherë zgjidhni fontet e duhura për to, por kurrsesi, të mos jetë i gjithë e-maili me gërma të mëdha.
2) Specifikoni subjektin/temën e e-mailit: Zgjidhni subjektin tuaj, me shumë kujdes, pasi ai luan një rol të rëndësishëm tek marrësi. Subjekti duhet të jetë sa më i shkurtër dhe të përmbledhë temën për të cilën po shkruani.
3) Format profesionale: Disa prej nesh mendojnë se duke përdorur stile të ndryshme dhe sfonde me ngjyrë, e bën e-mail tuaj më të dukshëm. Kjo është vetëm një mit dhe aspak i pranueshëm në e-mail profesionale. Mundohuni të mbani font dhe një format të thjeshtë, i cili është i pranueshëm në shkrimet formale.
4) Adresa E-mail: Adresa juaj e e-mailit, gjithashtu reflekton qendrimin tuaj, kështu që duhet zgjedhur një e-mail serioz, zakonisht me të dhënat tuaja si emër dhe mbiemër dhe ta përdorin atë për postë elektronike formale dhe zyrtare. Pseudonime dhe emra të tjerë nuk janë serioze për komunikime formale.
5) Të jetë i qartë dhe i saktë: E-maili juaj duhet të jetë i shkurtër dhe i saktë. Duhet që e-maili juaj, të përfshijë informacionin e nevojshëm në paragrafin e parë dhe të dytë të tij. Këshilltarët e pranimit, oficerët e ndihmës financiare dhe sponsorët e bursave, marrin mijëra e-mail, ndaj ata kanë kohë të kufizuar për leximin e e-maileve, kështu që preferohet të shkruhet shkurt, jo më shumë se gjysmë faqe.
6) Shkurtimet: Mos përdorni forma të shkurtra në e-mailet tuaja, ajo mund të bëhet me miqtë tuaj, në komunikimet ndër personale, por kur flasim për postë elektronike zyrtare është tërësisht i papërshtatshëm përdorimi i tyre.
7) Bashkangjitjet (attach): .Nëse mendoni se keni nevojë për të dërguar të bashkëngjitura skedarë apo dokumenta, atëherë së pari, duhet t’i thoni marrësit tuaj, para se ta dërgoni atë. Ndonjëherë, ato mund të bëhen të bezdisshme dhe njerëzit që lexojnë e-mailet tuaja, duan gjëra të shkurtra dhe të sakta.
8) Kontrolloni para se ta dërgoni: Hidhini një vështrim e-mailit tuaj para se ta dergoni. Kontrolloni drejtshkrimin dhe gabimet gramatikore.
